Los sistemas contables comunes pueden no ser muy adecuados para los agentes de aduana, independiente del país donde trabajen por varias razones:
- Complejidad de los procedimientos aduaneros: Los agentes de aduana manejan operaciones comerciales que implican diferentes etapas, impuestos y aranceles. Estos procedimientos aduaneros son complejos y requieren de un sistema de contabilidad especializado para poder llevar un seguimiento adecuado.
- Normativas y regulaciones específicas: Los agentes de aduana deben cumplir con una serie de normativas y regulaciones específicas en materia aduanera. Estas normativas son diferentes a las que rigen en otros tipos de negocios, lo que hace necesario contar con un sistema contable que se ajuste a estas particularidades.
- Flujos de información: Los agentes de aduana trabajan con diferentes flujos de información, como facturas, guías de despacho, registros aduaneros, entre otros. Estos flujos de información son esenciales para poder llevar un control efectivo de las operaciones, por lo que es necesario contar con un sistema contable que permita integrar y procesar estos datos de manera eficiente.
En resumen, los sistemas contables comunes pueden no ser suficientes para cubrir las necesidades específicas de los agentes de aduana, por lo que es recomendable contar con un sistema contable especializado en materia aduanera para poder llevar un control efectivo de las operaciones y cumplir con las normativas y regulaciones vigentes.
EcuaSIGAD posee una plataforma diseñada específicamente para los agentes de aduana del Ecuador, y como sabemos el negocio del agenciamiento tiene una relación contable compleja con sus clientes, para poder satisfacer la gestión completa dentro de los Negocios Internacionales. No trata solamente de vender un servicio único y estandarizado. Deben ser considerados todos los puntos de proceso de una aseoría y cada uno de los aranceles y servicios complemetarios.
Los Agentes de Aduana tratan con empresas importadoras o exportadoras que mueven decenas de embarques mensualmente y cada una de ellas puede necesitar un tratamiento especial durante su traslado; Cuadrillas de carga y descarga, custodia armada, seguimiento GPS, y otras variables más las que durante un proceso de embarque pueden sufrir cambos inesperados que modifican su costo final.
La relación de una agente de aduanas y una empresa es más similar a la relación de un banco con su cliente, en la cual se pueden dar las condiciones de proveer fondos, realizar gastos a nombre de terceros, dar crédito temporal, solicitar reembolsos, añadir gastos de servicios complementarios, pagar multas, asesorías, etc. Entonces un sistema contable que gestione la venta servicios o productos estándar no cumple todas las necesidades de una agencia de aduanas.
Si una agencia de aduanas necesita solamente facturar sus servicios, porque no está obligada a llevar contabilidad, ¿también hay un sistema para esto?
Por su puesto, el módulo de facturación simplificada de EcuaSIGAD permite captar los datos clave de los trámites o despachos aduaneros y sumarlos a los servicios previamente controlados y generar una factura legalmente emitida y enviarla al cliente en pocos segundos.
Puntos clave del sistema de Facturación Simplificada de EcuaSIGAD:
- Registra contactos para que reciban las facturas automáticamente.
- Ingresa las solicitudes de gastos para enviar a facturar.
- Crea el respectivo documento de facturación (reembolso, honorarios, notas de cobro)
- Verifica el estatus del envío de los documentos electrónicos.
- Visualiza el reporte de ventas.
Y para los agentes de aduana medianos y grandes está el sistema contable de EcuaSIGAD.
El Sistema Integrado de Gestión Aduanera, EcuaSIGAD, proporciona todos los servicios necesarios para la gestión contable con un elevado nivel de integración a las distintas etapas del proceso operativo.Está diseñado especialmente para contabilizar prestaciones de servicios especiales, con una cuenta corriente de anticipos y gastos para cada evento, y se caracteriza por ofrecer un elevado nivel de flexibilidad, permitiendo personalizar un gran número de parámetros. Por ejemplo:
- Perfiles de usuario con distintos niveles de acceso y responsabilidades.
- Centros de costo y plan de cuentas.
- Códigos de análisis que dependen de cada cuenta contable.
- Grupos de cuentas que conformarán el balance clasificado y estado de resultado.
- Determinar si se realizará la numeración de los comprobantes en forma automática o manual.
- Indicar si los comprobantes de ingreso y egreso son múltiples (por ej. una sucursal puede contabilizar sus pagos en un único comprobante diario)
- Especificar la numeración de comprobantes de ingreso, egreso y traspaso para cada mes.
- Indicar si se imprime un comprobante para recepción de cheques.
- Etc.
Asimismo, facilita un acabado análisis por evento, por cliente o por prestador del servicio, permitiendo un estricto control de los desembolsos y flujos.
Respaldado por años de desarrollo cuenta hoy con características que lo hacen muy cómodo de operar, como es la capacidad de iniciar la operación con una cotización, y la obtención de informes que se pueden exportar a EXCEL o PDF.